Organizacja wszelkich 'imprez'- PORADNIK

Mam nadzieję, że przyda się w przyszłości. Niebawem wstawię info, jak zorganizować wieczorek poetycki, akcję zarobkową itp. (aby organizatorzy naprawdę super przygotowali się do takich 'imprez' i żebyśmy nie zaliczali kolejnych wpadek.

Organizacja jasełek
Miesiąc przed wigilijką drużyny organizatorzy jasełek powinni wybrać scenariusz i dać tydzień czasu na zgłoszenia ‘aktorów’ do jasełek. W czasie tego tygodnia powinni zrobić zaproszenia oraz je wydrukować. Również w tym czasie powinni udać się do księdza proboszcza i ustalić z Nim kwestię wynajęcia salki na wigilijkę.
Organizatorzy muszą odpowiednio podzielić się pracą. Nie może robić wszystkiego jedna czy dwie osoby! Najlepiej gdyby inna osoba była odpowiedzialna za wystrój sali i jedzenie, a inna od koordynowania jasełek, a jeszcze inna, np. od wykonania zaproszeń i koordynowania czy zostały rozniesione.
3 tyg. przed wigilijką powinna odbyć się pierwsza jasełkowa próba. Wtedy organizatorzy rozdają zaproszenia ‘aktorom’, aby roznieśli je prezydentowi, Stowarzyszeniu Przyjaciół Harcerstwa, staroście, komendzie hufca, PCK, proboszczowi i wybranym księżom, innym drużynom, swoim rodzicom itp.
2 tyg. przed wigilijką wszystkie zaproszenia powinny być już rozniesione.
Mniej więcej powinno odbyć się 5 prób jasełkowych. Dozwolona jest jedna nieobecność na którejś z tych prób. Muszę być 2 próby generalne (czyli każdy potrafi swoją kwestię, próby w strojach).
1,5 tyg. przed wigilijką organizatorzy jasełek zamieszczają na forum drużyny informację dla zastępów i kadry o tym, co i kto ma przynieść na wigilijkę. Chodzi tutaj o jedzenie i picie oraz zbierają chętnych ‘sprzątających’ po tej wieczerzy. Osoby, które się zgłosiły do sprzątania oraz organizatorzy wychodzą ostatni z wigilijki!
Tydzień przed należy przygotować ozdoby świąteczne, którymi to ozdobi się salkę.
Powinien być napisany oddzielny 'scenariusz', w którym będzie przywitanie, pożegnanie gości oraz udzielanie im głosu.
Dzień przed lub w dniu wigilijki, ale o odpowiednio wczesnej porze należy ustawić stoły, nakrycie, ozdobić salkę, pamiętać o opłatku! Należy też odpowiednio wcześniej załatwić klucze do salki od księdza. Po wigilijce należy wszystko dokładnie posprzątać. Zwrócić klucze. Rzeczy zapomniane przez resztę należy wypisać na forum drużyny w dziale ‘Pogaduszki-> Biuro rzeczy znalezionych’

Organizacja mszy BŚP
1. Umów się z księdzem proboszczem na spotkanie miesiąc przed mszą i ustal następujące rzeczy:
*dokładny termin mszy, kiedy próby
*niech Ci da tekst pierwszego czytania, psalmu
*powiedz, że modlitwę wiernych chcemy zrobić taką, jak od 3 lat, czyli ludzie wrzucają swoje intencje do koszyczka, a potem ktoś je czyta.
*niech Ci da ogólny scenariusz mszy.
*zapytaj go o dary. Powiedz, że zaproponowałam, abyśmy nieśli do ołtarza: chleb i wino, laskę skautową, krzyż harcerski, TEMowską chustę czy coś jeszcze?
*powiedz, że sami napiszemy czytanie do darów (coś w tym stylu: Do ołtarza przynosimy:
chleb i wino, abyś Panie przemienił je w swoje Ciało i Krew rozdzielane nam w Komunii św., spraw aby miłość dawana nam przez Ciebie przynaglała nas do życia bardziej sprawiedliwego i braterskiego. ..)
*załatw od niego specjalną 'poduszeczkę' na dary.
*poproś, aby światło w Kościele było wyłączone, aby tylko świece i pochodnie się paliły. Będzie bardziej nastrojowo.
*poproś o teksty pieśni, które możemy śpiewać. Najlepiej, jakby dał Ci teksty, scenariusz mszy młodzieżowej, która odbywa się w niedzielę o 19.30 w kościele.
*ustal z księdzem samo rozpoczęcie mszy
*powiedz, że sami załatwimy zespół muzyczny

Wszystko co ustalisz z księdzem zapisz sobie, abyś o niczym nie zapomniał.

Zebranie chętnych osób (3 tyg. przed mszą):
- do wart (tak gdzieś 8 pewnych osób, 4 dziewczyny, 4 chłopaków z pełnym umundurowaniem, do tego osoba wprowadzająca wartowników- proponuję drużynowego)
- do niesienia darów (zależy ile tych darów będzie) + osoba czytająca dary
- do pierwszego czytania (jedna osoba)
- do modlitwy wiernych (jedna osoba)
-zorganizowanie zespołu muzycznego (osoby które grają i śpiewają- > kilka osób, w tym ktoś kto śpiewa psalm i alleluja). Wybranie koordynującego zespołem. Zespół minimum 2 tyg. przed wigilijką robi sobie sam próby, ćwiczą pieśni, które zaśpiewają na mszy. Trzeba na ich pierwszą próbę dostarczyć im wszelkie teksty pieśni.

*Trzeba ogarnąć proporce, aby ładnie stali.
* Sprawdź czy w harcówce 101 są pochodnie (tydzień przed mszą). Należy sprawdzić ich stan. Będą potrzebne minimum 2 pochodnie do wbicia w doniczki koło ołtarza (z racji tego załatw doniczki i piach) oraz 2 do rączek wartowników. Upewnij się czy we wszystkich pochodniach jest nafta.
*Na koniec mszy ktoś musi wyjść i podziękować księdzu za mszę, zaprosić resztę na jasełka.
*Osoby, które zgłoszą się do pomocy podczas mszy, nie biorą udziału w jasełkach i odwrotnie. Wartownicy tylko stoją na warcie, nie robią dodatkowych rzeczy!

Jak widzicie organizacja takich rzeczy nie jest wcale taka banalna. Wymaga wiele czasu, wysiłku.

Pozdrawiam, ściskam i całuję Smile

Widać że się napracowałaś i myślę że przyda się w przyszłym roku!

WIECZOREK POETYCKI:
1. Wybrać tematykę wieczorku. Przygotować sobie wstępny plan tego wydarzenia: poszukać wierszy, tekstów, piosenek, cytatów, ‘skeczy’ itp.

2. Załatwić miejsce i ustalić dokładną datę i godzinę rozpoczęcia ‘imprezy’. Pamiętajcie, że jak załatwiacie salkę, to zaznaczcie, iż potrzebujemy jeszcze 2h przed rozpoczęciem na ogarnięcie nagłośnienia, wyglądu salki, zrobienie próby (minimum 1,5 miesiąca wcześniej).

3. Napisać informację dla Biura Hufca (sergiusz.papuga@zhp.net.pl) o wieczorku, z prośbą o umieszczenie jej na stronie hufca oraz wysłanie jej instruktorom i drużynom z hufca.

4. Zebrać zgłoszenia w drużynie osób chcących występować w wieczorku, podać termin pierwszej próby oraz podać tematykę. (minimum miesiąc wcześniej)

5. Zaprosić gościa specjalnego (najlepiej lokalnego poetę) i poprosić go o zaprezentowanie swojej twórczości na naszym wydarzeniu. Uprzedzić do o temacie przewodnim (minimum miesiąc wcześniej).

6. Zorganizować pierwszą próbę na której wszyscy wybiorą sobie to, co przedstawią (minimum miesiąc wcześniej). Ma się odbyć minimum 5 prób, tylko na jednej z nich dozwolona jest nieobecność. Każdy przychodzi na próbę przygotowany oraz słucha koordynującego.

7. Przygotować zaproszenia. Wydrukować je oraz roznieść (do 2,5 tyg. wcześniej mają już zostać rozniesione!). Zaproszenia drukujecie na koszt drużyny. Bierzecie pieniążki od drużynowego oraz dokonujecie zakupu na fakturę. Patrz dział Między Nami -> Faktury.

8. Zaproszenia powinny zostać dostarczone głównie: rodzicom, komendzie hufca, przede wszystkim drużynowym z Bełchatowa, ale też z hufca, władzom miasta: prezydentowi, staroście, byłemu staroście, proboszczowi parafii na os. Dolnośląskim, Stowarzyszeniu Przyjaciół Harcerstwa, PCK, hipermarketowi E. Leclerc.

9. Rozdzielenie jedzenia i picia na zastępy (minimum 2 tyg. wcześniej). Pamiętajcie o plastikowych kubeczkach, łyżeczkach, talerzykach, cukrze, herbatce, kawce, podgrzewaczach, serwetkach, obrusach, ciasteczkach, ciastach, paluszkach, sokach, wodzie, napojach, jakieś owoce.

10. Podział zadań:

a) Osoba od zrobienia zaproszeń oraz rozdzielenia ich na zastępy. Zastępowy rozdziela swoim ludziom zaproszenia, odpowiada za to, czy dane zaproszenie dotrze do wyznaczonej przez organizatorów osoby i Biura Hufca.
b) Osoba od rozdzielenia jedzenia oraz przygotowania sali przed wieczorkiem (ustawienie stołów, sprawdzenie nagłośnienia).
c) Osoba od części artystycznej- główny organizator. Musi być na każdej próbie, to On koordynuje scenariuszem i dobiera sobie prowadzących.

11. Mam nadzieję, że już wszystko jasne! Very Happy

12.

Organizacja akcji zarobkowej- pakowanie zakupów.

Pamiętaj: Zabierz się za sprawy organizacyjne 3 tyg. wcześniej! Jeśli nie organizujesz akcji sam, dokładnie rozdziel się z kimś zadaniami.

1. Napisz podanie do hipermarketu, np. E.Leclerc z prośbą o pozwolenie na zorganizowanie tam akcji zarobkowej przez naszą drużynę. Uwzględnij w nim kiedy chcemy przeprowadzić akcję, w jakich godzinach, że będziemy mieć pełnoletnich opiekunów. Wzór podania dostępny u drużynowego.

2. Napisz pisemko do hufca dot. zorganizowania akcji. Musi zawierać gdzie i kiedy jest akcja. pismo ma być opieczętowane pieczątką drużyny i najlepiej podpisane przez drużynowego.

3. Zbierz zgłoszenia chętnych na akcję (informacja na forum, linia alarmowa drużyny). Napisz na forum dokładnie, jak ma przebiegać akcja (obowiązkowe pełne umundurowanie, brak spóźnień, na co zbieramy pieniążki itp.)

4. Puszki na akcję zarobkową powinny być obklejone jednokolorowym papierem i podpisane ’12 DH TEM’, zapieczętowane. Aktualnie puszki już są zrobione, trzeba tylko je zapieczętować. Jeśli ich nie ma, wtedy dorobić.

5. Aktualizuj na bieżąco na forum drużyny informację o zmianach w grafiku.

6. Organizatorzy odbierają puszki w piątek po akcji, przynoszą w sobotę przed rozpoczęciem, biorą po zakończeniu, w niedzielę znowu przynoszą raniutko puszki i na koniec znowu je odbierają.

7. Po akcji należy policzyć rzetelnie pieniążki oraz zamienić je na banknoty.

8. Drużynowy pisze protokół z akcji do hufca.

9. Napisz specjalne podziękowanie dla hipermarketu, w którym zorganizowałeś akcję.